Les réunions sont indispensables pour faire évoluer les projets au travail et pour partager les idées. Les entreprises organisent des réunions fréquemment pour informer et échanger et surtout pour prendre des décisions essentielles.
Pour qu’une réunion soit efficace, elle doit être organisée autour d’un ordre du jour précis et chacun doit être libre de prendre la parole.
Afin de ne pas oublier les idées et décisions abordées, il est essentiel de faire un compte-rendu de la réunion. Voici 5 conseils pour rédiger un compte-rendu de réunion efficace.
Pourquoi rédiger compte-rendu de réunion ?
Même si cela peut vous paraître fastidieux, le compte-rendu vous permet de mieux vous organiser et de reprendre les points abordés lors des réunions précédentes. Il vous permet d’avoir une plus large vision des futures actions à mettre en place.
En prenant le temps de rédiger ce rapport, vous serez en mesure d’apporter des solutions rapidement à des problèmes, de garder la trace de toutes les décisions prises et de faire le suivi des projets en cours.
C’est aussi un moyen de rappeler à vos collègues les sujets abordés dans les réunions précédentes et ne pas revenir sur des sujets inutiles.
Prendre des notes
Pendant la réunion, ne vous contentez pas d’écouter en pensant retenir toutes les informations. Si vous souhaitez rédiger un compte-rendu précis, prenez des notes sur un cahier ou sur votre ordinateur si vous souhaitez être plus rapide. Vous pouvez également enregistrer la réunion en utilisant votre téléphone portable ou un dictaphone et prendre le temps de rédiger le compte-rendu par la suite.
De plus, il est conseillé de rédiger le compte-rendu rapidement après la réunion, tant que vous avez encore toutes les idées en tête. Pensez au déroulement de la réunion et rappelez-vous les points importants abordés afin de les mettre dans le rapport.
Que doit contenir le compte-rendu de réunion ?
Si vous ne savez pas par où commencer pour rédiger votre compte-rendu, créez un modèle standard en suivant ces étapes :
- Indiquez la date et le lieu de la réunion en précisant le nom de toutes les personnes présentes ainsi que leur rôle dans dans chaque projet.
- Mettez l’ordre du jour en titre et divisez-le en sous-titres.
- Faites la liste des problématiques soulevées pendant la réunion.
- Indiquez toutes les solutions, les décisions prises et les actions à mettre en place pour chaque problématique.
- Précisez les délais d’actions et le nom des personnes chargées de les mettre en place.
- Faites un bilan de la réunion en indiquant si les objectifs sont atteints et ce qu’il faut améliorer dans l’organisation. Il faut aussi prendre en compte les difficultés rencontrées pendant le meeting.
- Indiquez la date de la prochaine réunion si celle-ci est déjà fixée.
Faites une structure claire dont vous pourrez vous servir pour rédiger vos prochains compte-rendus.
Etablir un plan de compte-rendu
Pour être clair et lisible, votre compte-rendu de réunion doit être structuré afin de trouver facilement les informations que vous cherchez. Vous pouvez construire votre plan ainsi :
- Faire un sommaire ou une table des matières vous permet d’accéder facilement à l’information ou à l’ordre du jour qui vous intéresse.
- Écrire une introduction avec l’objet de la réunion et les points importants abordés pendant la réunion.
- Le développement aborde chaque point par sections. Faites des paragraphes et des listes pour développer les idées et rédigez le tout de manière simple et directe. Un compte-rendu doit avant tout exposer des faits, il ne s’agit pas d’écrire un roman.
- Dans la conclusion, vous pouvez indiquer les actions à réaliser ainsi que les décisions prises. Une échéance doit être définie pour chaque action à mettre en place.
Faire une relecture
Vous pensez peut-être en avoir terminé avec votre bilan, pourtant la relecture est essentielle. Effectivement, un compte-rendu incohérent ne servira à personne et pourtant il s’agit d’un élément de communication interne indispensable.
N’hésitez pas à vous faire relire par un collègue présent à la réunion, il sera aussi en mesure de vous indiquer de possibles omissions dans le contenu. Si votre compte-rendu est clair et limpide pour lui, vous pourrez alors le partager avec les autres participants.
Veillez également à écrire correctement et à éviter les fautes d’orthographe.
Un compte-rendu de réunion vous permet de mieux vous organiser et d’apporter une vision globale sur les projets en cours et les actions à mettre en place par chacun. Cependant, ne passez pas trop de temps à rédiger pour pouvoir rapidement passer à l’action !
Besoin d’aide pour vos projets web ? De nombreux freelances sont disponibles sur Codeur.com. Décrivez votre projet pour recevoir leurs devis gratuitement !