Le saviez-vous ? À partir du 1er juillet 2024, la facturation électronique devient progressivement obligatoire pour toutes les entreprises soumises à la TVA.
Les factures BtoB devront être digitalisées et déposées sur une plateforme dématérialisée. Le but est d’alléger les charges administratives des entreprises, simplifier les déclarations de TVA et limiter la fraude.
Mais à quelle date serez-vous concerné par cette obligation ? Faut-il attendre 2024 pour digitaliser vos factures ? Découvrez ici tout ce qu’il faut savoir sur la facturation électronique et pourquoi vous y conformer dès maintenant.
Facturation électronique : qu’est-ce que c’est ?
Une facture électronique, appelée aussi e-facture ou e-invoicing, est une facture émise, transmise et reçue sous forme dématérialisée.
Comme pour une facture classique, elle doit comporter plusieurs données obligatoires :
- date d’émission
- numéro de SIREN du client
- adresse de livraison des biens
- etc.
De plus, elle doit être adressée au client par l’intermédiaire d’une plateforme qui peut être le Portail Public de Facturation (PPF, appelé aussi Chorus Pro, pour les sociétés facturant la sphère publique), ou toute autre plateforme de dématérialisation.
La principale différence avec une facture classique est donc la transmission du document qui doit se faire de manière électronique.
Quelles obligations pour les entreprises en 2024 ?
Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises françaises étaient déjà tenues d’envoyer les factures à destination d’un établissement public (l’État, une école, un hôpital…) en format électronique.
Pour aller plus loin, l’article 26 de la loi n° 2022-1157 du 16 août 2022 impose également aux entreprises établies en France de passer progressivement à la facture électronique obligatoire.
Elles devront utiliser le Portail Public de Facturation ou bien une Plateforme de Dématérialisation Partenaires (PDP) privée.
Quelles sont les échéances de la facturation électronique ?
Toutes les entreprises sont dans l’obligation de créer un compte via le Portail Public de Facturation ou via un partenaire et cela dès le 01 juillet 2024.
À partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront accepter la réception de factures électroniques en s’inscrivant sur une plateforme.
De plus, elles devront être en mesure d’émettre des factures client de manière électronique selon les délais suivants :
- 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises (plus de 5 000 salariés ou plus de 1,5 milliard d’euros de CA) ;
- 1er janvier 2025 pour les entreprises de taille moyenne (de 250 à 4 999 salariés);
- 1er janvier 2026 pour les plus petites structures et micro-entreprises (249 salariés et moins).
Dirigeants de PME, microentreprise : que faire en 2024 ?
Si vous êtes assujetti à la TVA, la première étape sera de vous inscrire sur le Portail Public de Facturation ou une plateforme partenaire pour pouvoir recevoir d’éventuelles factures électroniques. Cette règle s’applique également aux microentreprises.
Par ailleurs, vous n’êtes pas obligé d’attendre le 1er janvier 2026 pour digitaliser vos propres factures, bien au contraire. Vous pouvez anticiper et passer à la facturation électronique dès à présent. Et à compter du 1er janvier 2026, vous ne pourrez plus émettre de factures manuscrites.
Pourquoi adopter la facturation électronique dès maintenant ?
Même si la loi indique un déploiement progressif à compter de juillet 2024, nous vous recommandons de passer à la facturation électronique sans attendre.
En effet, cette procédure comporte de nombreux bénéfices, aussi bien d’un point de vue financier que pratique.
Les avantages de la facturation électronique
Opter pour une solution de facturation électronique permet à votre entreprise de :
- gagner du temps et simplifier la comptabilité ;
- générer des factures pré-remplies et bien aux normes ;
- transmettre les factures de manière plus sécurisée ;
- limiter le stockage de papier et réduire les coûts d’envoi ;
- recevoir des paiements plus rapidement ;
- conserver plus facilement les factures pendant 10 ans, selon la réglementation en vigueur.
Astuce : utiliser Zeendoc pour vos factures électroniques
Pour commencer à préparer votre mise aux normes en 2024, vous pouvez dès aujourd’hui utiliser Zeendoc.
Il s’agit d’un logiciel de gestion électronique de documents, 100% français, qui inclut l’archivage, le traitement et l’envoi de vos factures.
Zeendoc offre la possibilité de transmettre toutes vos factures sur une plateforme unique. Elles seront analysées et classées automatiquement et pourront être envoyée à vos clients de manière sécurisée.
De plus, si votre entreprise est fournisseur d’un établissement public, Zeendoc permet de vous les transmettre à Chorus Pro, via un connecteur.
Comment préparer la facturation électronique en 2024 ?
Pour préparer l’arrivée de la nouvelle réglementation concernant la facturation en 2024, nous vous conseillons de passer dès à présent à la facturation électronique. Cela vous permettra d’économiser du temps et de l’argent tout en anticipant vos obligations légales.
Vous serez ainsi en règle avant la mise en œuvre de la loi et gagnerez du temps sur votre gestion administrative.
Il existe plusieurs étapes à suivre pour être prêt à passer à la facture électronique avant juillet 2024 :
1. Vérifiez si vous êtes éligible à l’utilisation de la facture électronique
Selon la législation en vigueur, certaines entreprises sont obligées d’utiliser la facture électronique, tandis que d’autres peuvent choisir de le faire de manière volontaire.
Il est important de vérifier si vous êtes dans l’une de ces catégories et de comprendre les exigences de la législation en matière de facture électronique.
2. Choisissez un système de gestion des factures électroniques
Il existe de nombreux systèmes de gestion des factures électroniques disponibles sur le marché, chacun avec ses propres fonctionnalités et avantages.
Choisissez un système conforme aux exigences légales, qui répond à vos besoins.
Zeendoc, par exemple, vous permettra d’archiver, traiter et transmettre toutes vos factures à vos clients de manière électronique et sécurisée.
3. Mettez en place les processus et les flux de travail nécessaires pour gérer les factures électroniques
Définissez les processus et les flux de travail pour gérer les factures électroniques, de la réception à la validation en passant par la comptabilisation.
Assurez-vous que toutes les parties impliquées (employés, fournisseurs, etc.) comprennent ces processus et sont prêtes à les mettre en œuvre.
L’envoi des factures transitera par le Portail Public de Facturation (PPF) ou via un partenaire (PDP ou OD).
4. Vérifiez si vous avez besoin de certifications pour la facture électronique
Selon la législation et les normes en vigueur dans votre pays il est possible que vous ayez besoin de certifications pour utiliser la facture électronique.
Vérifiez si vous êtes soumis à ces impératifs et prenez les mesures nécessaires pour obtenir ces certifications.
5. Testez votre système de facture électronique
Une fois que vous avez mis en place les processus et les flux de travail, il est important de tester votre système pour vous assurer qu’il fonctionne correctement et qu’il répond à toutes les exigences légales.