La gestion du travail consiste à s’organiser pour structurer les missions quotidiennes de chaque collaborateur, afin de gagner en productivité. Cette méthode désigne la manière de gérer vos projets et vos équipes, au quotidien pour booster vos ventes, tout en améliorant la satisfaction client.
Cependant, organiser ses tâches au quotidien est un processus parfois difficile. D’autant plus si vous travaillez avec plusieurs clients et des équipes étoffées. D’après une étude d’IDC France, une gestion du travail inefficace coûterait 20 à 30% du chiffre d’affaires annuel d’une entreprise. C’est énorme !
Si vous êtes arrivé sur cet article, c’est que vous avez conscience des améliorations possibles dans votre organisation. Et que vous vous posez certainement cette grande question : comment gagner en productivité dans mon quotidien professionnel ? Teamleader et Codeur.com s’associent pour vous présenter les réponses !
Prenez le temps de réfléchir
Pour gagner du temps dans la gestion de son travail, le mot-clé est : organisation. Prenez le temps de réfléchir aux tâches à réaliser pour finaliser une mission. Que ce soit un projet client ou une stratégie de prospection, posez-vous et listez les éléments à clarifier.
À l’aide d’un outil de gestion de travail, comme Teamleader, élaborez ensuite un planning mensuel regroupant vos tâches, vos réunions, vos rendez-vous, etc.
En plus des missions à réaliser pour vos clients ou pour gérer vos équipes, pensez aux actions nécessaires au développement de votre activité : prospection, emailing de fidélisation, amélioration du site internet, envoi de questionnaire de satisfaction client… Listez toutes les choses qui vont booster vos ventes sur le moyen et le long terme, afin de les ajouter dans votre agenda (et de vous y tenir réellement !).
Définissez des objectifs SMART pour l’entreprise
Vous voulez booster votre productivité, c’est normal. Mais quel est l’objectif de ce gain de temps ? Identifiez-le à l’aide de la méthode SMART :
- Spécifique
- Mesurable
- Atteignable
- Réalisable
- Temporellement défini
Par exemple, votre objectif pourrait être de faire gagner 20h de travail par mois à vos équipes, afin de pouvoir prendre 10 nouveaux clients sur l’année ou d’augmenter votre marge. En tant que freelance, vous pourriez vouloir vous dégager plus de temps à consacrer à votre famille ou vos passions.
Évaluez le temps passé sur chaque tâche
Où et comment gagner du temps ? Pour le savoir, vous devez déjà mesurer le temps passé sur chaque tâche. L’idéal est donc d’opter pour un logiciel de gestion du travail intégrant un outil de time tracking, comme le fait Teamleader.
Ce minuteur est utile à plusieurs niveaux, car il permet :
- De mesurer le temps passé sur un projet / client pour vérifier la rentabilité du contrat
- D’identifier les équipes les plus productives
- De lister les tâches chronophages
Avec une vue d’ensemble du temps passé sur chaque action, vous pourrez améliorer l’organisation du travail, affiner vos devis et surtout, détecter des points bloquants à améliorer. Ce qui nous amène au point suivant…
Listez des pistes d’amélioration
Avez-vous remarqué un décalage entre vos estimations et le temps réellement passé sur certaines actions ? Si oui, c’est qu’il y a des améliorations à réaliser ! Si vous avez basé votre planning, ainsi que l’atteinte de vos objectifs, sur un agenda qui ne correspond pas à la réalité, vous risquez d’échouer.
Désormais, avec une vision éclairée de la réalité, vous devez vous poser ces questions :
- Est-ce que les méthodes employées sont les meilleures ?
- Existe-t-il un ou plusieurs moyens d’optimiser les tâches longues ?
- Pouvez-vous externaliser ou automatiser certaines actions chronophages ? Et si oui, quel serait le coût à prévoir, ainsi que le temps dédié ?
- Est-ce que toutes les tâches sont utiles ou pouvez-vous en supprimer afin de rationaliser les processus ?
Passez en revue toutes les missions avec du recul et définissez des bonnes pratiques à mettre en œuvre pour fluidifier la gestion du travail.
Élaborez votre plan d’action
Même si les actions à entreprendre divergent d’une entreprise à l’autre, elles se rejoignent souvent sur un tronc commun :
La transparence et la communication
Certaines tâches peuvent être raccourcies par une meilleure cohésion d’équipe. Favoriser le partage d’informations au sein de votre entreprise permet aux collaborateurs de mieux communiquer et d’avancer ensemble vers votre objectif SMART.
Pour ce faire, favorisez les outils collaboratifs qui permettent à vos équipes de travailler ensemble et de mieux communiquer au quotidien.
La confiance
Donner à votre équipe les plans et outils pour mieux travailler, c’est essentiel. Mais leur faire confiance dans la manière de les utiliser, c’est primordial.
Chaque personne est différente. Une méthode de travail unique risque de brider certains collaborateurs et de leur faire perdre en productivité. Si chacun doit s’astreindre à un travail commun, laisser la place à la créativité stimule les performances.
L’analyse et l’amélioration continue
Il est toujours possible d’améliorer les processus de travail. Suite à la création (et la mise en place) de votre plan d’action, vérifiez régulièrement la progression vers votre objectif.
Continuez d’informer et de former vos équipes aux outils proposés par l’entreprise et incitez-les à minuter leurs tâches quotidiennes pour vérifier les améliorations. Cela permettra de savoir quelles bonnes pratiques fonctionnent et celles qu’il faut encore optimiser.
Comment un logiciel de gestion de travail vous aide à gagner en productivité ?
Logiciel de gestion de travail complet et performant, Teamleader vous aide à rationaliser les processus et stimuler la productivité. Doté de fonctionnalités collaboratives et automatisées, il intègre pleinement votre équipe dans un calendrier commun.
Articulé autour des 3 piliers fondamentaux d’une entreprise, la vente, la facturation et l’organisation, il permet de gérer aussi bien le travail interne que les projets des clients. Son rôle est de centraliser vos données organisationnelles, comptables et commerciales pour automatiser un maximum de workflows.
À la clé : un gain de temps utile pour vous consacrer au développement de votre entreprise !