Les outils d’inscription en ligne sont désormais monnaie courante et représentent une solution plus efficace et moins chronophage, en particulier pour les événements de grande envergure.
Gagnez du temps en faisant appel à un freelance chez Codeur.com pour vous aider à planifier vos événements de façon intuitive, réactive et flexible. Cela peut aller de la création d’affiches à la mise en place d’un site web en passant par le marketing promotionnel.
Dans cet article, nous allons examiner les nombreux avantages de l’utilisation d’un formulaire d’inscription en ligne ainsi que les meilleurs outils d’inscription gratuits et payants pour vous accompagner dans la mise en place de votre événement.
Pourquoi utiliser un formulaire d’inscription en ligne pour votre événement ?
L’inscription est au cœur des événements. C’est la façon dont les professionnels de l’événementiel mobilisent les participants et donc les revenus potentiels. Ces dernières années, les formulaires d’inscription en ligne aux événements sont devenus de plus en plus populaires. Ils permettent aux personnes de s’inscrire à des événements rapidement et facilement, sans avoir à remplir un formulaire papier. Voici quelques-uns des avantages de l’utilisation d’un formulaire d’inscription en ligne pour votre événement :
Connaître facilement le nombre de participants
L’une des plaintes de la plupart des organisateurs est qu’ils ne savent jamais combien de personnes se présenteront à l’événement avant les derniers jours de la période d’inscription. Un système d’inscription en ligne vous permettra d’observer le flux des données d’inscription dans la base de données en temps réel.
Cela vous aidera à planifier l’événement, car vous pouvez obtenir un compte plus précis des participants attendus et des fournitures nécessaires pour les accueillir lorsqu’ils se présenteront à l’événement. Vous pouvez également utiliser les données recueillies à partir du formulaire d’inscription pour analyser votre événement et l’améliorer à l’avenir.
Pouvoir communiquer auprès des inscrits
L’utilisation d’un formulaire d’inscription en ligne est un excellent moyen de communiquer avec les participants. Vous pouvez utiliser les informations récoltées lors de l’inscription en ligne, telles que les intérêts personnels ou professionnels, pour créer des stratégies de marketing ciblées.
Vous pourrez envoyer des e-mails personnalisés ou des notifications pour promouvoir l’événement, et suggérer des sessions qui correspondent aux intérêts de vos invités. Vous pouvez utiliser le formulaire pour recueillir les commentaires des participants après l’événement et continuer à communiquer avec eux sur les futures initiatives dans les semaines et les mois qui suivent l’événement.
Présenter votre événement aux internautes
L’utilisation d’un formulaire d’inscription en ligne est également un excellent moyen de présenter votre événement aux internautes. Vous pouvez utiliser le formulaire pour créer une page d’événement et la partager sur les réseaux sociaux (Instagram, LinkedIn, Facebook), en faisant du teasing (flyers, courtes vidéos de l’événement en avant-première…).
À l’aide des informations recueillies via le formulaire, vous pouvez créer une landing page et ajouter des appels à l’action sur votre site. Cela vous permettra de toucher un public plus large et d’augmenter les chances d’obtenir l’inscription d’un plus grand nombre de personnes à votre événement.
Organiser votre événement plus facilement
Grâce à un formulaire d’inscription en ligne, vous pouvez recueillir des données plus complètes et plus précises auprès des invités. Ces informations vous seront utiles pour déterminer les canaux les plus efficaces pour la promotion, mais également pour trouver des sponsors et sélectionner les thèmes et les vendeurs.
L’inscription en ligne est une expérience rapide et transparente pour un participant qui accède au formulaire à partir du site web officiel de votre événement. Une personne qui s’inscrit en ligne peut remplir rapidement un simple formulaire en ligne qui a été personnalisé et le soumettre à votre base de données en quelques minutes.
Permettre le paiement en ligne pour l’événement
Enfin, les formulaires d’inscription offrent souvent aux participants la possibilité de payer en ligne, ce qui rend le processus encore plus pratique. Les participants n’ont pas besoin de donner physiquement leurs informations personnelles ou financières à quelqu’un d’autre, ce qui réduit le risque de fraude ou d’usurpation d’identité.
Les informations sont généralement stockées sur des serveurs sécurisés dotés de plusieurs niveaux de protection. La plupart des logiciels d’inscription en ligne envoient automatiquement un courriel de suivi au participant pour l’informer que son paiement a été reçu et qu’un espace lui a été réservé pour l’événement. Cette confirmation instantanée permet de rassurer les participants.
Les meilleurs outils d’inscription en ligne gratuits pour votre événement
L’inscription à un événement est sans doute l’une des étapes essentielles de l’organisation d’un événement. Vous devez donc faire en sorte que la collecte des inscriptions soit la plus transparente possible en utilisant un outil d’inscription qui soit simple, direct et intuitif pour les participants.
Heureusement, il existe de nombreux outils en ligne gratuits qui peuvent vous aider à garantir le bon déroulement de votre événement tout en limitant les coûts.
1. Google Forms
Google Forms est un choix efficace pour créer des formulaires d’inscription en ligne, et il est gratuit et simple à utiliser. Quelques minutes suffisent pour générer un formulaire qui présente des caractéristiques telles que des questions et des réponses personnalisées, l’archivage des données et des notifications par mail.
Cependant, Google Forms comporte certains inconvénients. Bien qu’il soit adapté à la collecte de données simples, telles que le nom et l’adresse électronique, il peut s’avérer contraignant pour recueillir les commentaires des clients ou l’évaluation des réponses. De plus, Google Forms n’offre pas d’assistance client ou technique ni de possibilité de payer en ligne. À privilégier pour l’organisation de vos événements personnels.
2. Weezevents
Weezevent.com offre une plateforme qui permet aux organisateurs d’événements de créer un système d’inscription et un portail d’invitation en ligne. Plus de 10 000 organisateurs d’événements dépendent déjà de ce logiciel, qui offre un service de billetterie en ligne cashless et une application de contrôle de billets sur place.
Parmi les fonctionnalités, on retrouve la création d’un site Internet pour un événement, la gestion de la paie et des réseaux sociaux. Un système de tracking en temps réel peut également être configuré pour des statistiques plus précises.
Le principal avantage de Weezevents est sa simplicité d’utilisation. Cependant, il ne peut pas être utilisé comme CRM pour la gestion des adhésions. Pour la billetterie et l’inscription, Weezevents ne demande pas de frais d’installation ou d’abonnement.
3. Yurplan
Yurplan.com est un logiciel de billetterie avantageux pour les entreprises, notamment dans les domaines de la communication et du marketing. Cet outil permet la création de formulaires d’inscription et peut relier jusqu’à trois plateformes logicielles afin de faciliter l’échange de données entre les applications.
Il offre de nombreux avantages. Il permet de :
- Dynamiser l’image de l’entreprise ;
- Faciliter la gestion de la promotion ;
- Suivre et analyser les données grâce à un tableau de bord.
La création d’un compte organisateur sur Yurplan est totalement gratuite, vous n’avez ni frais d’installation ni frais d’abonnement à régler, puisque la plateforme se rémunère sur les commissions payées par les participants.
Les meilleurs outils d’inscription en ligne payants pour votre événement
Les outils d’inscription payants sont un excellent moyen de gérer des événements de toute taille. Ils offrent des fonctions qui ne sont pas toujours accessibles avec les outils gratuits, comme l’hébergement d’un site web d’événement.
Si vous recherchez une solution plus complète pour votre projet, nous avons sélectionné pour vous quelques-uns des meilleurs outils d’inscription payants sur le marché, en prenant en compte les avantages et les inconvénients de chacun.
1. Joinly
Joinly.com est un système d’inscription et de paiement en ligne conçu pour faciliter la gestion des clubs et associations français. Il s’agit d’une plateforme conviviale dotée de fonctions polyvalentes.
Elle facilite la souscription et le renouvellement des adhésions à l’aide de formulaires en ligne entièrement personnalisables. En outre, le système fonctionne avec S-money, un fournisseur de paiement agréé, pour garantir la sécurité des transactions.
Le prix de Joinly est actuellement de 180 € par utilisateur et par an, mais ce coût peut évoluer en fonction des différents choix proposés par le fournisseur du logiciel. Joinly dispose d’une offre « Entraînement » gratuite, limitée dans le temps et les usages.
2. Eventmaker
Eventmaker.com est un programme basé sur le cloud, permettant de configurer des événements, en ligne. Le logiciel offre la possibilité de créer rapidement un site web et de gérer les inscriptions et le programme de vos événements. L’outil permet aux participants de s’inscrire et de payer avec une carte de crédit.
Diverses fonctions peuvent être activées pour chaque participant afin d’optimiser leur expérience. Le système de networking est intuitif et efficace, et vous avez accès à un chatbot en temps réel et un support technique.
Le prix du logiciel est disponible à la demande, mais d’après certaines sources, la licence de Eventmaker coûterait 490 € par utilisateur et par mois.
3. Lyyti
Lyyti.com offre un service complet pour organiser, promouvoir et évaluer le succès d’un événement, tant en ce qui concerne le traitement des paiements et des ressources en ligne que les tutoriels et les forums. Elle permet aux utilisateurs de créer des formulaires d’inscription et propose également des outils marketing tels que des invitations par e-mail.
Ce logiciel offre plusieurs avantages majeurs : la possibilité de gérer les processus d’inscription, de contrôler les billets/entrées, et d’avoir un bon workflow. De plus, sa facilité d’intégration ne nécessite pas d’engager un développeur.
Lyyti offre trois packs d’abonnement en fonction de vos besoins. Le pack starter coûte 165 €/mois, le pack basic est à 333 €/mois et le pack professionnel à 499 €/mois.
4. Digitevent
Digitevent.com est un logiciel qui offre la possibilité de créer des formulaires ou des sites web avec du contenu associé à l’événement. Digitevent permet d’importer, de classer les contacts, et d’envoyer des invitations, des rappels, des retours et des confirmations de présence par e-mail.
Digitevent dispose d’une série d’avantages, tels qu’une interface administrative simplifiée, une procédure de gestion des événements rationalisée, un système intégré fiable de vidéoconférence et d’ateliers. Toutefois, il convient de noter que la plateforme fonctionne sur la base d’un événement spécifique et ne peut donc pas relier les participants de plusieurs événements.
Digitevent propose des tarifs pour des événements uniques ou un abonnement à trois packs, le « pack One » commence à 190 €/mois, le « pack Pro » est à partir de 285 €/mois et le « pack Full » est à 380 €/mois
Notre astuce pour maximiser le potentiel de votre événement
L’objectif principal d’un système d’inscription en ligne est de fournir un moyen pratique et facile pour les participants de s’inscrire à votre événement. C’est là que les outils d’inscription en ligne, gratuits ou payants, entrent en jeu et peuvent vous aider à garantir le bon déroulement de votre organisation.
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